I- Giriş
SGK uygulamasında çalışanların hizmetlerinin her ay muhtasar ve prim hizmet beyannamesi ile bildirilmesinde ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve çalıştırılmadığı günler için ücret ödenmeyen sigortalıların 30 günün altında bildirilen hizmetlerinde işverenlerin sigortalının durumunu açıklayan ve karşılığı olan uygun bir kod numarası ile eksik gün nedenini beyan etmeleri gerekir. Aksi takdirde, işverenler idari para cezasına muhatap kalırlar, eksik prim matrahından dolayı primler gecikme cezası ve zammı ile birlikte tahsil edilir. Bu çalışmamızda “SGK Uygulamasında Eksik Gün Nedenleri” 5510 sayılı Kanun, Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği, İşveren Uygulama Tebliği ve 2020/20 sayılı İşveren İşlemleri Genelgesi çerçevesinde açıklanmaya çalışılacaktır.
II- Kanuni Dayanak
5510 sayılı Sosyal Sigortalar ve Genel Sağlık Sigortası Kanunu’nun “prim belgeleri ve işyeri kayıtları” başlıklı 86’ncı maddesinin dördüncü fıkrası hükmüne göre;
“ Ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve ücret ödenmeyen sigortalıların eksik gün nedeni ve eksik gün sayısı, işverence ilgili aya ait aylık prim ve hizmet belgesinde veya muhtasar ve prim hizmet beyannamesiyle beyan edilir. Sigortalıların otuz günden az çalıştıklarını gösteren eksik gün nedenleri ile bu nedenleri ispatlayan belgelerin şekli, içeriği, ekleri, ilgili olduğu dönemi, saklanması ve diğer hususlar Kurumca (SGK) çıkarılan yönetmelikle belirlenir.“
Sosyal Sigorta İşlemleri Yönetmeliği’nin “Aylık prim ve hizmet belgesinin düzenlenmesi, verilmesi ve saklanması ” başlıklı 102’nci maddesinin 13, 14 ve 15 numaralı fıkralarına göre;
(13) Ay içinde otuz günden az çalışan veya eksik ücret ödenen sigortalılara ilişkin;
a) Kurumca elektronik ortamda alınabilenler hariç Kurumca yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren rapor,
b) Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,
c) Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belge,
ç) Gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeler,
d) Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi,
e) Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları,
f) Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği,
g) İşe devamsızlığa ilişkin belgeler,
ğ) İş sözleşmesinin fesih edildiği tarihte çalışılmadığına dair belge,
h) Kısa çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,
ı) 5434 sayılı Kanunun ek 76 ve geçici 192 nci maddesine tabi olunduğunu gösterir belge,
i) Yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,
j) İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı İSG-KATİP üzerinden alınan sözleşmeler,
k) Sonradan düzenlenebilir niteliğinde olmayan benzer nitelikteki belgeler,
eksik çalışmaya ilişkin belgelerdir. Bunlardan, on üçüncü fıkranın (a), (c), (ç), (f), (h), (ı), (i), (j) ve (k) bentlerinde sayılan belgeler Kuruma verilmez. Ancak söz konusu belgeler Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrası uyarınca Kurumca istenilmesi halinde ibraz edilmek üzere işverence saklanır. İlgili belgelerin Kurumca talep edilmesine rağmen ibraz edilmemesi halinde Kanunun 86 ncı maddesinin beşinci fıkrasına göre işlem yapılır. Sigortalıların eksik gün bildirimine ilişkin bu maddenin on üçüncü fıkrasının diğer bentlerinde sayılan belgeler bilgi formu (Ek-10) ekinde aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içerisinde Kuruma verilir veya taahhütlü, iadeli taahhütlü, acele posta servisi, PTT Alo Post veya PTT Kargo ile gönderilir.
(14) On üçüncü fıkrada sayılan hâllere ilişkin belgelerin geriye yönelik olarak her zaman düzenlenebilir nitelikte olanları, aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süreden sonra verilmesi hâlinde işleme konulmaz. Bu durumların dışındaki otuz günden az çalışılan sürelere ait geçerli belgeleri belirlemeye Kurum Yönetim Kurulu yetkilidir.
(15) Genel bütçeye dahil dairelerin, özel bütçeli idarelerin, döner sermayelerin, fonların, belediyelerin, il özel idarelerinin, belediyeler ve il özel idareleri tarafından kurulan birlik ve işletmelerin, bütçeden yardım alan kuruluşlar ile özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum, kurul, üst kurul ve kuruluşların, kamu iktisadi teşebbüslerinin ve bunların bağlı ortaklıkları ile müessese ve işletmelerinde ve sermayesinin %50'sinden fazlası kamuya ait olan diğer ortaklıklarının, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının ve üst kuruluşlarının, sendikaların, vakıfların, 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki kuruluşların işyerleri ve toplu iş sözleşmesi yapılan işyerleri ile 10 ve üzerinde sigortalının çalıştırıldığı aylara ilişkin özel sektör işyerlerinde eksik gün bildirim nedenlerinin aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilmesi yeterlidir. Bu işyerleri için ayrıca eksik gün bildirim formu ile eki belgeler aranmaz. Ancak 10 ve üzerinde sigortalının çalıştırıldığı aylara ilişkin bu maddenin on üçüncü fıkrasında sayılan belgeler özel sektör işyeri işverenlerince Kanunun 86 ncı maddesinin ikinci fıkrası uyarınca Kurumca istenilmesi halinde ibraz edilmek üzere saklanır.
İşveren Uygulama Tebliği’nin 2.1.2.6- Eksik Gün Nedenlerinin ve İşten Çıkış Nedenlerinin Bildirilmesi a) Eksik Gün Nedenlerinin Bildirilmesi başlığında;
Ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve çalıştırılmadığı günler için ücret ödenmeyen sigortalıların eksik çalışma nedenlerinin aylık prim ve hizmet belgesine kaydedilmesi gerekmektedir. Sigortalının eksik çalışma nedenleri Yönetmeliğin 9 nolu ekinde yer alan aylık prim ve hizmet belgesinin arka sayfasında açıklanmıştır.
Ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmayan ve çalıştırılmadığı günler için de ücret ödenmediği beyan edilen sigortalılara ilişkin olarak, aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı eksik gün nedeni hanesine, sigortalının durumunu açıklayan kod numarası kaydedilecektir.
Genel bütçeye dahil dairelerin, özel bütçeli idarelerin, döner sermayelerin, fonların, belediyelerin, il özel idarelerinin, belediyeler ve il özel idareleri tarafından kurulan birlik ve işletmelerin, bütçeden yardım alan kuruluşlar ile özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum, kurul, üst kurul ve kuruluşların, kamu iktisadi teşebbüslerinin ve bunların bağlı ortaklıkları ile müessese ve işletmelerinde ve sermayesinin %50'sinden fazlası kamuya ait olan diğer ortaklıklarının, kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının ve üst kuruluşlarının, sendikaların, vakıfların, 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki kuruluşların işyerleri ve toplu iş sözleşmesi yapılan işyerleri ile 10 ve üzerinde sigortalının çalıştırıldığı aylara ilişkin özel sektör işyerleri hariç olmak üzere, ay içinde bazı iş günlerinde çalıştırılmadığı ve ücret ödenmediği beyan edilen sigortalıların eksik çalıştıklarını ispatlayan belgelerin Yönetmeliğinin 10 nolu ekinde yer alan belge ile aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içinde işyerinin bağlı bulunduğu üniteye elden verilmesi veya aynı süre içinde posta ile gönderilmesi gerekmektedir.
10 ve üzerinde sigortalı çalıştırılıp çalıştırılmadığının tespiti sırasında, ay içinde hizmet akdi devam eden sigortalılarla birlikte;
Alt işverenler tarafından çalıştırılan sigortalılar,
Ay içinde çeşitli nedenlerle çalışması olmayan sıfır gün ve sıfır kazançlı sigortalılar,
Ay içinde işe giren ve işten ayrılan sigortalılar,
hesaplamaya dahil edilecektir.
Eksik gün nedenlerine ilişkin bilgi ve belgelerin Kuruma verilmemesi veya verilmesine rağmen Kurumca geçerli sayılmaması halinde, işverenden/ alt işverenlerden eksik bildirilen günlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin bir aylık süre içinde verilmesi 7201 sayılı Kanuna göre tebliğ edilecek yazı ile istenilecek, ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin söz konusu yazının tebliğinden itibaren bir aylık süre içinde verilmemesi halinde, bahse konu prim belgeleri ilgili ünitece re’sen düzenlenerek, tahakkuk eden primler yazı ile işverene/alt işverenlere tebliğ edilecektir.
Eksik bildirilen günlere ilişkin ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin Kuruma verilmesine ilişkin yapılan tebligat üzerine, işverene/alt işverenlere, ek nitelikte aylık prim ve hizmet belgesi yerine söz konusu belgede kayıtlı sigortalıların eksik çalışma nedenlerine ilişkin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belge ibraz edilmesi halinde söz konusu belgelere de itibar edilecektir.
İşyerlerinde kısmi zamanlı (part-time) olarak çalışan sigortalılar için düzenlenmiş olan yazılı sözleşmenin noterden tasdikli olması zorunlu değildir. Kısmi süreli çalışmalara ait iş sözleşmesi noterden onaysız ve yasal süresi dışında verilmiş ise, verildiği ay ve sonrası için hüküm ifade edecektir. Kısmi iş sözleşmesinin, Yönetmeliğin 10 numaralı ekinde yayınlanan “Eksik Gün Bildirim Formu” ekinde ve aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken yasal süre içinde Kuruma verilmiş olması kaydıyla, söz konusu form ve sözleşme işverenlerden, sözleşme süresi boyunca, her ay tekrar istenilmeyecektir.
Eksik gün nedenlerine ilişkin bilgi ve belgeleri Kuruma vermekle yükümlü tutuldukları halde vermeyen veya vermelerine rağmen Kurumca geçerli sayılmayan işverene/ alt işverenlere gönderilecek olan tebligatlarda, ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgelerinin hangi sigortalılar için düzenlenmesi gerektiği, prim ödeme gün sayısı ve prime esas kazanç tutarı da belirtilecektir.
İşverenden/alt işverenlerden istenilecek olan ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesindeki prime esas kazanç tutarının ne kadar olacağı, sigortalının ilgili ayda daha önce Kuruma bildirilmiş olan prime esas kazanç tutarının prim ödeme gün sayısına bölünmesi suretiyle bulunan günlük kazanç tutarının eksik bildirilen gün sayısı ile çarpılması suretiyle hesaplanacaktır.
Örnek - (A) 2012/Mart ayına ilişkin olarak düzenlenen aylık prim ve hizmet belgesinde kayıtlı sigortalıların prim ödeme gün sayısının ve prime esas kazanç tutarının,
Sigortalı Gün SPEK İşe Giriş Tarihi İşten Ayrılış Tarihi Eksik Gün Nedeni
A Sigortalısı 25 900,00 ------- ------- İstirahatli
B Sigortalısı 28 1000,00 ------- ------- Ücretsiz izinli
olduğu ve eksik gün nedenlerine ilişkin bilgi ve belgelerin Kuruma verilmediği varsayıldığında, işverence düzenlenmesi gereken ek nitelikteki aylık prim ve hizmet belgesindeki prim ödeme gün sayısı (A) sigortalısı için 5 gün, (B) sigortalısı için 2 gün olacak, prime esas kazanç tutarı ise;
A Sigortalısı için : 900,00/ 25 gün = 36,00
: 36,00 x 5 gün = 180,00 TL
B Sigortalısı için : 1000,00/ 28 gün = 35,71
: 35,71 x 2 gün = 71,42 TL olacaktır.
III- Eksik Çalışmaya İlişkin Belgeler
Eksik çalışmaya ilişkin belgeler şunlardır:
1. SGK tarafından elektronik ortamda alınabilenler hariç SGK tarafından yetkilendirilmiş sağlık hizmeti sunucularından veya işyeri hekimlerinden alınmış istirahatli olduğunu gösteren rapor,
2. Sigortalı ve işverenin imzasını taşıyan ücretsiz veya aylıksız izinli olduğunu kanıtlayan izin belgesi,
3. Sigortalıya tebliğ edilen disiplin cezası uygulamasına ilişkin belge,
4. Gözaltına alınma ile tutukluluk hâline ilişkin belgeler,
5. Kısmi süreli çalışmalara ait yazılı iş sözleşmesi,
6. Sigortalının imzasını taşıyan puantaj kayıtları,
7. Grev, lokavt, genel hayatı etkileyen olaylar, doğal afetler nedeniyle işyerinde faaliyetin durdurulduğunu veya işe ara verildiğini gösteren ilgili resmî makamlardan alınan yazı örneği,
8. İşe devamsızlığa ilişkin belgeler,
9. İş sözleşmesinin fesih edildiği tarihte çalışılmadığına dair belge,
10. Kısa çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,
11. 5434 sayılı Emekli Sandığı Kanunu’nun ek 76 ve geçici 192’nci maddesine tabi olunduğunu gösterir belge,
12. Yarım çalışma ödeneği alındığına dair ilgili resmî makamlardan alınan belge,
13. İş Sağlığı ve Güvenliği Kayıt, Takip ve İzleme Programı İSG-KATİP üzerinden alınan sözleşmeler,
14. Sonradan düzenlenebilir niteliğinde olmayan benzer nitelikteki belgeler,
IV- Eksik Gün Nedenlerinin Beyan Edilmesi
Aşağıda sayılan işverenlerin eksik günlerini prim beyannamesinde beyan etmeleri yeterli kabul edilmektedir.
1. Genel bütçeye dahil daireler
2. Özel bütçeli idareler
3. Döner sermayeler
4. Fonlar
5. Belediyeler
6. İl özel idareleri
7. Belediyeler ve il özel idareleri tarafından kurulan birlik ve işletmeler
8. Bütçeden yardım alan kuruluşlar
9. Özel kanunla kurulmuş diğer kamu kurum, kurul, üst kurul ve kuruluşların, kamu iktisadi teşebbüslerinin ve bunların bağlı ortaklıkları ile müessese ve işletmelerinde ve sermayesinin %50'sinden fazlası kamuya ait olan diğer ortaklıkları
10. Kamu kurumu niteliğindeki meslek kuruluşlarının ve üst kuruluşları
11. Sendikalar
12. Vakıflar
13. 5411 sayılı Bankacılık Kanunu kapsamındaki kuruluşların işyerleri
14. Toplu iş sözleşmesi yapılan işyerleri,
15. 10 ve üzerinde sigortalının çalıştırıldığı aylara ilişkin özel sektör işyerleri.
Yukarıda sayılan işverenler eksik çalışmaya ilişkin belgeleri ilgili ay/aylar için düzenleyecek ancak SGK’ ya vermeyeceklerdir. Ancak söz konusu belgeler kamu işverenleri açısından 30 yıl, özel sektör işverenleri açısından 10 yıl saklanacaktır.
Eksik çalışmaya ilişkin bilgi ve belgelerin SGK tarafından istenilmesi halinde ibraz edilmesi zorunludur. İlgili bilgi ve belgelerin SGK tarafından yapılan tebligata rağmen ibraz edilmemesi veya ibraz edilen bilgi ve belgelerin SGK tarafından belirlenecek usul ve esaslara uygun düzenlenmemiş olması halinde geçersiz sayılarak, 5510 sayılı Kanunun 86’ncı maddesinin beşinci fıkrasına göre işlem yapılır.
V- Eksik Gün Nedeni ve Kod Numarasının Seçilmesi
Sigortalının eksik çalışma nedenleri e-beyanname sistemi üzerinden muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin gönderilmesi esnasında sistemde bulunan ve sigortalının durumuna uygun eksik gün nedeni seçilecek ayrıca ay içindeki eksik gün sayısı da girilecek olup eksik gün nedenlerinde aşağıda belirtilen kodlar esas alınacaktır.
01- İstirahat
03- Disiplin cezası
04- Gözaltına alınma
05- Tutukluluk
06- Kısmi istihdam
07- Puantaj kayıtları
08- Grev
09- Lokavt
10- Genel hayatı etkileyen olaylar
11- Doğal afet
12- Birden fazla
13- Diğer Nedenler
15- Devamsızlık
16- Fesih tarihinde çalışmamış
17- Ev hizmetlerinde 30 günden az çalışma
18- Kısa çalışma ödeneği
19- Ücretsiz doğum izni
20- Ücretsiz yol izni
21- Diğer ücretsiz izin
22- 5434 SK ek 76, gm 192
23- Yarım Çalışma
24-Yarım Çalışma ve Diğer Nedenler
25-Diğer Belge/Kanun Türlerinden Gün Tamamlama
26-Kısmi İstihdama İzin Verilen Yabancı Uyruklu
27-Kısa Çalışma Ödeneği ve Diğer Nedenler
28-Pandemi Ücretsiz İzin (4857 GEÇ.10.MD)
29-Pandemi Ücretsiz İzin ve Diğer Nedenler
VI- Eksik Gün Nedenlerinin Değiştirilmesi
İşverenler tarafından çeşitli sebeplerle daha önce süresinde veya süresi dışında belirtilmiş olan eksik gün nedenlerinin değiştirilmesinin istenilmesi halinde; önceden bildirilmiş olan eksik gün nedeninin, yanlış olduğunun SGK tarafından somut ve açık bir şekilde anlaşılması halinde, işverenin talebine gerek kalmaksızın ve herhangi bir süre sınırlaması gözetmeksizin eksik gün bildirim kodu değiştirilecektir.
Örneğin; (A) işvereni tarafından 2018 yılı Ekim ayı aylık prim ve hizmet belgesinin verilmesi gereken süre içinde ilgili dönemde çalışan bir sigortalıya ilişkin iş göremezlik raporu alınmıştır. Söz konusu döneme ilişkin eksik gün kodu ise sisteme 06-Kısmi İstihdam olarak girilmiştir. SGK Ünitesi tarafından yapılan kontrolde söz konusu husus 2019 yılı Nisan ayı içinde tespit edilmiş olup işverene herhangi bir tebligat çekilmeksizin, aylık prim ve hizmet belgesinin verildiği Ünite tarafından gerekli düzeltme işlemi yapılacaktır.
İşverenler tarafından SGK’ ya bildirimi yapılan eksik gün kodunun değiştirilmesinin istenildiği ancak eksik gün nedeninin, yanlış olduğunun SGK tarafından somut ve açık bir şekilde anlaşılmadığı durumlarda ise; gün sayısında değişiklik olmamak kaydıyla eksik gün nedeninin, bildirildiği aylık prim ve hizmet belgesinin/muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin yasal olarak verilmesi gereken son günü izleyen 6 ay içinde değiştirilmesinin talep edilmesi halinde söz konusu istek kabul edilecektir.
Eksik gün nedeninin bildirildiği aylık prim ve hizmet belgesinin/muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin yasal olarak verilmesi gereken son günü izleyen 6 aydan sonra değiştirilmesinin talep edilmesi halinde ise değişiklik talebinin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belge ile kanıtlanması istenilecek, kanıtlanamaması halinde ise değişiklik yapılmayacaktır.
Örneğin; (B) işvereni tarafından 2018 yılı Ekim ayı aylık prim ve hizmet belgesi yasal olarak verilmesi gereken son gün olan 23/11/2018 tarihine kadar SGK’ya verilmiş ve 3 sigortalı için de eksik gün kodu 07-puantaj olarak seçilmiştir. 2019 yılı Mart ayında söz konusu işveren tarafından ilgili Üniteye dilekçe ile yapılan başvuruda 2018 yılı Ekim ayı aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilen puantaj kaydının geçerli sayılmaması ve eksik gün kodunun 21-Diğer Ücretsiz izin kodu olarak güncellenmesinin istenilmesi halinde daha önce puantaj kodu ile bildirilen sigortalıların gün sayılarında değişiklik olmamak kaydıyla eksik gün değişiklik talebi kabul edilecektir. Söz konusu işveren tarafından 2019 yılı Haziran ayında ilgili Üniteye dilekçe ile yapılan başvuruda 2018 yılı Ekim ayı aylık prim ve hizmet belgesinde belirtilen puantaj kaydının geçerli sayılmaması ve eksik gün kodunun 21-Diğer Ücretsiz izin kodu olarak güncellenmesinin istenilmesi halinde ise değişiklik talebinin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belge ile kanıtlanması istenilecek, kanıtlanamaması halinde ise değişiklik yapılmayacaktır.
VII- Sonuç
İşçilerin ay içerisinde tam çalışması durumunda hizmetlerinin aylık prim ve hizmet belgesi/muhtasar ve prim hizmet beyannamesinde 30 gün üzerinden bildirilmesi gerekmektedir. Ancak, bazen 30 günden az bildirim yapılmakta olup, bunun nedenlerinin yani eksik gün nedenlerinin toplu iş sözleşmesi yapılan veya 10 ve daha fazla sayıda işçi çalıştıran işverenlerce sigortalının durumuna uygun bir kod ile prim belgesinde/prim beyannamesinde beyan edilmesi yeterli kabul edilmektedir.
Toplu iş sözleşmesi olmayan veya 1 ila 9 arasında işçi çalıştıran işverenler için eksik gün nedenini hem beyan edip hem de SGK’ya eksik gün bildirim formu eki ile bildirim yapacaklardır.
İşverenlerce eksik gün nedenlerinin değiştirilmesi mümkün olup, yanlış olduğu SGK tarafından somut ve açık şekilde anlaşılması halinde işverenin talebine gerek kalmaksızın ilgili SGK Ünitesi tarafından süre sınırlamasına bağlı olmaksızın değiştirilmesi mümkündür. Ancak, yanlış olduğunun SGK tarafından somut ve açık bir şekilde anlaşılmadığı durumlarda ise; gün sayısında değişiklik olmamak kaydıyla eksik gün nedeninin, bildirildiği aylık prim ve hizmet belgesinin/muhtasar ve prim hizmet beyannamesinin yasal olarak verilmesi gereken son günü izleyen 6 ay içinde değiştirilmesinin talep edilmesi halinde söz konusu istek SGK tarafından kabul edilmektedir. 6 aydan sonra değiştirilmesinin talep edilmesi halinde ise değişiklik talebinin her zaman düzenlenebilir nitelikte olmayan belge ile kanıtlanması SGK tarafından istenilecek, kanıtlanamaması halinde ise değişiklik yapılmayacaktır.
